Sparkin varausjärjestelmän hankinta 

Eräs Base Camp –hankkeen keskeisimmistä tehtävistä on Spark Joensuu – yrittäjyyden oppimisympäristön ja työskentelytilan kehittäminen ja käyttäjämäärän lisääminen. Käyttäjä- ja tapahtumamäärien lisääntyessä tulee selkeästi tarve mahdollisuudelle varata tila tai osia siitä tapahtuman tai vaikkapa opiskelijoiden tiimityöskentelylle. Sparkissa oltiin havaittu tarve varausjärjestelmälle jo ennen Base Camp –hanketta. Varausjärjestelmänä toimi Excel-taulukko, johon oli vain rajatulla joukolla oikeudet lisätä varauksia. Muutenkin Excelin käyttö tähän tarkoitukseen koettiin hankalaksi. Niinpä lähdimme Base Camp hankeen voimin hankkimaan uutta varausjärjestelmää. 

Varausjärjestelmän vaatimuksia kartoittaessa tärkeimmiksi valikoitui seuraavat ominaisuudet: 

  • Selainpohjainen käyttöliittymä. 
  • Mahdollisuus liittää samaan järjestelmään useampi tila, laite tai tilan osa. 
  • Käyttäjähallinta: käyttäjien lisääminen, poistaminen sekä käyttöoikeuksien rajaaminen. 
  • Mahdollisuus käyttäjien itse rekisteröityä järjestelmän käyttäjäksi. 

Toiveena oli myös, että varausjärjestelmä olisi ilmainen tai kustannuksiltaan edullinen, koska varausjärjestelmän on tarkoitus jäädä käyttöön hankeen loputtuakin, joten ilmaisen järjestelmän käytön jatkuvuus olisi helpompi varmistaa. Näiden vaatimusten pohjalta lähdimme aluksi etsimään tarkoitukseen soveltuvaa WordPress (https://wordpress.com/) lisäosaa. Sparkin verkkosivut on toteutettu WordPress-alustalla, joten lisäosan avulla varausjärjestelmä olisi saatu integroitua saumattomasti Sparkin verkkosivuihin. Lisäosien ominaisuuksien vertailua varten rakensimme virtuaalisen Ubuntu-palvelimen, johon asensimme WordPress-alustan. WordPress lisäosia on runsaasti saatavilla eri tarkoituksiin ja niiden asentaminen on pääkäyttäjän käyttöliittymän kautta helppoa. Kalenteri- ja varausjärjestelmälisäosiakin löytyi useita kymmeniä. Useimmat niistä vaikuttivat kuitenkin suunnatuilta esimerkiksi kampaajan ajanvarausjärjestelmiksi. Lisäosien kuvausten perusteella valikoimme Sparkin käyttöön mahdollisesti soveltuvat, jotta kaikkia ei tarvitsisi asentaa testiympäristöön. Testiympäristöön asennettaviksi valikoitui reilu kymmenen kappaletta lisäosia. Lisäosien asentamisen ja testailun jälkeen totesimme, että mikään niistä ei riittävän hyvin täyttänyt vaatimuksiamme. 

WordPress-lisäosien testailun jälkeen luovuimme ajatuksesta integroida varausjärjestelmä Sparkin verkkosivuihin ja siirryimme erillisen järjestelmän etsintää. Tässä vaiheessa päätimme lisätä vaatimuslistalle avoimen lähdekoodin toteutuksen. Avoimen lähdekoodin vaatimus päätyi listalle siitä syystä, että samaa varausjärjestelmää olisi tarkoitus käyttää myös tulevaisuudessa Base Camp –hankkeen tuotoksena syntyvän tuotekehitysympäristön yksittäisten laitteiden käyttöoikeuksien hallintaan. Avoimen lähdekoodin varausjärjestelmistä päätimme ottaa testikäyttöön Booked Scheduler (https://www.bookedscheduler.com/) nimisen järjestelmän. Booked Scheduler –järjestelmästä oli tarjolla Live Demo, jonka avulla järjestelmän ominaisuuksia pääsi käytännössä kokeilemaan ilman, että järjestelmää tarvitsi itse asentaa mihinkään. Kokeilujen perusteella järjestelmä vaikutti Sparkin tarpeisiin sopivalta. Booked Scheduler järjestelmä olisi ollut tarjolla myös palveluna, jolloin itse ei olisi tarvinnut tehdä mitään asennuksia, mutta palvelu versiossa ei olisi ollut mahdollisuutta lähdekoodin muokkaukseen, joten päätimme asentaa järjestelmän omalle palvelimelle. Saimme Karelia ammattikorkeakoulun tietohallinnolta Microsoft Azure (https://azure.microsoft.com/en-gb/) virtuaalipalvelimen, johon oli asennettu Ubuntu Linux (https://ubuntu.com/). Azure on pilvipalvelu, jota voidaan käyttää virtuaalipalvelinten alustana, mutta se tarjoaa suuren joukon muitakin pilvipalvelukomponentteja. 

Toimiakseen Booked Scheduler vaatii HTTP palvelinohjelmiston, johon on lisätty PHP tulkki, sekä MySQL tietokannan. Palvelinohjelmistoksi valittiin Apache, koska se oli entuudestaan tuttu. Kaikkien vaadittujen ohjelmistojen asennus oli helppoa selkeiden asennusohjeiden ansiosta. Myös itse Booked Scheduler ohjelmiston asennus oli helppo graafisen, selainpohjaisen asennusohjelman ansiosta. Joitain asetuksia ei pystynyt määrittelemään asennusohjelman kautta, vaan ne täytyi asettaa määritystiedoston avulla.  

 

Kuvassa varausjärjestelmän kirjautumisikkuna. Käyttäjät voivat kirjautua varausjärjestelmään käyttäen Googlen tai Facebookin tunnuksia. Käyttäjät voivat myös rekisteröityä järjestelmään ja näin luoda itselleen tunnukset. Vasemman yläkulman ”Varauskalenteri” –linkin kautta varauksia pääsee katsomaan ilman järjestelmään kirjautumista. Varsinaisen asennuksen jälkeen järjestelmään oli vielä lisättävä varattavissa olevat resurssit. Päädyimme lisäämään varattaviksi resursseiksi kolme Sparkin oranssin salin osaa: kokousalue, presentaatioalue ja mediatyöpiste. Suurimman osan oranssista salista jätimme vapaaksi alueeksi, jota ei voi varata, kuten ”Spark koronan jälkeen” työpajassa oli enemmistön toiveena ollut. Alla olevassa kuvassa näkymä”Sparkin tilat” resurssikalenterista.  

 

 

Varausjärjestelmä on blogin kirjoitushetkellä ollut käytössä reilun kuukauden. Järjestelmään kirjautuneita käyttäjiä on 30 ja varauksia testijakson aikana on tehty noin 40. Palaute järjestelmästä on ollut pääosin positiivista. Järjestelmää on pidetty hyvänä muun muassa sen takia koska siitä näkee, ketä tilassa mahdollisesti on samaan aikaan, jolloin voi tarvittaessa neuvotella etukäteen mahdollisista yhtäaikaisista tarpeista. Olemme havainneet myös sen, että tilojen varauksen pelisäännöt tulisi ohjeistaa kaikille tilojen käyttäjille tarkasti. Nyt on esimerkiksi yritetty varata koko sali omaan käyttöön varaamalla kaikki yksittäiset tilat, vaikka tarkoitus on, että osa salista on aina vapaasti käytettävissä. Varausjärjestelmän kanssa on toki ollut Jonkin verran teknisiäkin ongelmia, mutta niitä pyritään korjailemaan mahdollisimman pian ja muutenkin järjestelmää pyritään kehittämään kokemuksen karttuessaMahdollisen protopajan mukaantulo järjestelmään asettaa uusia haasteita järjestelmän kehittämiselle. 

Kirjoittanut: Mika Lappalainen, projektiasiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu

Etäteknologiat haltuun ennen Base Campin syksyn 2020 yrittäjyyden intensiivivalmennuksia

”Korona nosti verkkopalvelun hitiksi: liikevaihto +196 % – Zoomin tulos on kasvanut roimasti koronapandemian ja etätöihin siirtymisen myötä” (3.6.2020). ”Microsoftin älypilvipalveluiden suosio kasvoi ihmisten rynnättyä etätöihin – yhtiön liikevaihto yllättävässä kasvussa” (30.4.2020). Oheiset otsikot ovat suomalaisen tietotekniikan ammattilaislehden Tivin uutisotsikoita loppukeväältä ja kertovat mainiosti siitä voimasta, millä etäteknologiat ovat vallanneet ajankäyttömme ja työskentelymme viime aikoina.   

Tämä blogikirjoitus liittyy Base camp -hankkeen yrittäjyydestä kiinnostuneiden opiskelijoiden intensiivivalmennuksiin, jotka alkavat syksyllä 2020. Valmennusten toteutuksessa tullaan hyödyntämään etäteknologioita, jolloin myös Joensuun ulkopuolella olevat opiskelijat pääsevät osallistumaan valmennuksiin ja on mahdollista saada valmentajaksi oman alansa kansallisesti tunnettu tekijä välimatkariippumattomasti. Tällä hetkellä Finnairin päätettyä perua kaikki lennot Joensuuhun keväälle 2021 saakka, asia on siten todella ajankohtainen. Etäteknologioiden käyttöä varten hankkeessa laaditaan selvitys, jossa kartoitetaan etäteknologioiden mahdollisuuksia ja käyttöä tämän hetken opetus- ja valmennuskäytössä. Tässä blogitekstissä avaan ajatuksiani, jotka heräsivät selvitystä kirjoittaessani. Tulevien yrittäjyysvalmennusten teemat määritellään Sparkin käyttäjähaastatteluiden perusteella ja niitä voidaan kohdentaa eri toimialoille, vaikkapa kahvilan tai verkkokaupan perustamista suunnitteleville. 

 Etäopetuksesta ”uusi normaali”  

Miltä sitten näyttää tulevaisuuden etäteknologian käyttö yrittäjyysvalmennuksessa / -opetuksessa? Erittäin hyvältä. Kun mietimme ilmastonmuutosta, saavutettavuutta sekä tasapuolisia mahdollisuuksia osallistua koulutuksiin mistä tahansa maakuntamme alueelta, on etäteknologioiden käyttö tässä suhteessa erinomainen mahdollisuus. Mediassa on puhuttu ennennäkemättömästä digiloikasta ja siltä se on kyllä opetusalalla viisitoista vuotta toimineena tuntunutkin. Tällä hetkellä kesäkuussa 2020 opiskelijoiden haastattelut, ohjaus ja opetus toimivat sataprosenttisesti etänä, ja niin etälaitteet kuin yhteydetkin tuntuvat olevan kaikilla hallussa. Tässä yhteydessä tulee mieleen puheet ja vertaukset milleniaaleista diginatiiveina, jotka ovat syntyneet digilaite kädessä. Siinähän uivat nyt kuin kalat vedessä tässä uudessa normaalissa etäajassa.  

Oma kokemukseni etäteknologioiden hyödyntämisestä etäopetuksessa rajoittui ennen Microsoft Teamsin käyttöönottoa pääasiassa Adobe Connect -etäyhteydellä annettavaan yrittäjyysopetukseen sekä Moodle-verkkokurssien tarjoamiseen opiskelijoille. Jokainen opettaja, joka on aikoinaan opettanut samanaikaisesti sekä livenä esim. luokkatilassa olevaa opiskelijaryhmää että etäyhteydellä olevaa muutamaa opiskelijaa, tuntee hyvin ko. tilanteen haasteet saada tasapuolisesti otettua huomioon sekä etä- että liveopiskelijat. Eli opetus on helpompaa joko siten, että kaikki ovat livenä tai sitten kaikki etänä. ”Helpoimmalla” on päässyt, kun on tarjonnut etänä oleville opiskelijoille mahdollisuuden seurata opetusta kameran (ääni ja kuva) avulla.  

Tällä hetkellä Karelialla on käytössä jo etäläsnäolorobotti (https://www.youtube.com/watch?v=bEJSupXFpMI), jota aiomme hyödyntää ensi syksyn yrittäjyysvalmennuksissa. Käyttökokemuksena etäläsnäolorobotti on jopa lisännyt osallistujien yhteisöllisyyttä, kun liveosallistujat ovat halunneet tutustua robottiin ja sitä kautta robottia ohjaavaan etänä olevaan osallistujaan.  

Onneksi ehdimme ennen koronavirus COVID-19 aiheuttamaa Suomen poikkeustilaa osallistua 25.2.2020 Joensuun Tiedepuiston VR Labissa järjestettyyn VR-tapahtumaan (Virtual Reality, virtuaalitodellisuus), jossa asiantuntijapuheenvuoroissa kuulimme, minkälaisia kokemuksia yrityksillä on virtuaalitodellisuuden hyödyntämisestä markkinoinnissa, uusien palvelujen luomisessa sekä teollisuuden prosessien tehostamisesta ja pääsimme kokeilemaan ohjatusti yksinkertaisimpia VR-lasiin tehtyjä toteutuksia (Oculus Rift), interaktiivisia VR-lasikokemuksia (Oculus Quest), 360-video- ja -valokuvauksen tekemistä ja kokemista sekä yksilöidysti räätälöityjä ja edistyksellisiä virtuaalitodellisuuden toteutuksia. Valitettavasti hankkeemme etäteknologioiden hyödynnettävyyden kannalta kyseinen VR/AR-huippuosaamisen tuotanto- ja testausympäristö VR Lab on nyt purettu Tiedepuistolta, jonka Spark Joensuu -tiloissa hankkeemme pääasiallinen kohderyhmä opiskelee.  

 Etäteknologioiden monipuolisuus 

Kommunikointiin ja yhteydenpitoon etänä on nykyään tarjolla useita toimivia mahdollisuuksia. Pelkästään videopuhelusovelluksista tarjolla ovat esim. Zoom, Google Hangouts, FaceTime, Jitsi Meet, Skype, Facebook Messenger, WhatsApp, Signal, Microsoft TeamsBlueJeansGoTo Meeting sekä Cisco WebE. Etäteknologiaselvitystä tehdessäni olin yhteydessä Omniassa työskentelevään opettajakollegaani, joka esitteli heillä käytössä olevan digisovelluskartan. Kerroin siitä Base Camp -tiimimme viikkopalaverissa ja samalla heräsi ajatus laatia vastaava koonti koskien tulevia yrittäjyysvalmennuksiamme.  

 

Kuvio. Omnian digitaalinen oppimaisema Thinglinkissähttps://www.thinglink.com/card/1052610357983444995?fullscreen=true 

 Selvitystä tehdessäni kävi varsin nopeasti selväksi, miten etäteknologiat jakaantuvat ns. ei erillisiä laitteita vaativiin (etäyhteydet, kuten MS TeamsZoom, Moodle jne.) sekä erillisiä laitteita ((Lisätty todellisuus (AR), virtuaalinen maailma (VR), laajennettu todellisuus (MR) sekä 360-kuvaus,)) vaativiin teknologioihin. 

 

Kuvio. Yhdistetty todellisuus (Mixed reality MR) yhdistää virtuaalisia ja todellisia maailmoja.  (https://www.ficom.fi/ict-ala/tilastot/lis%C3%A4tty-todellisuus-ja-virtuaali-todellisuus) 

 Ensin mainittujen käyttö on jo hyvinkin arkipäiväistä. Jälkimmäisten käyttö taas on edelleen ymmärrettävästi haastavampaa (esim. VR-laseissa jokaisella valmistajalla, joita on useita, on omanlaisensa VR-lasit. Sen lisäksi 360-kuvauksessa käytettävät kamerat ovat erittäin arvokkaita ja teknologinen kehitys ko. alalla on huimaa eli tämän hetken laitteet ja laitteistot saattavat olla jo vuoden – parin päästä auttamattomasti vanhanaikaisia). Lisäksi nykyisellään tuntuu hurjalta ajatukselta, että VR-laseja (yhteiskäytössä olevia) voitaisiin tartuntariskin pelossa kierrättää osallistujalta toiselle eli jokaisella tulisi olla omat lasit. Lisäksi virtuaalilasien käyttö saattaa olla toisille liian kokonaisvaltaista (lasien käyttö sulkee ympäröivän maailman pois), jolloin käyttäjälle voi tulla huono olo. Toisaalta vanha muistisääntö, jonka mukaan ihminen muistaa 10% lukemastaan, 20% kuulemastaan, 30% näkemästään ja 90% tekemästään suorittaessaan tehtävää ennakoi virtuaalilasien käytön kasvua, koska virtuaalitodellisuus mahdollistaa todellisten tilanteiden simuloimisen eli tekemällä oppimisen. Tästä kasvusta osoituksena myös virtuaalitodellisuuden arvioitu 108 miljardin euron markkinakoko vuonna 2021 (https://www.virtuaalimaailma.fi/virtuaalitodellisuus/). 

  Yrittäjyysvalmennuksen haasteet ja tarpeet hankkeen näkökulmasta  

Keräsin selvitystä tehdessäni tietoa yrittäjyysvalmennuksen tulevaisuuden tarpeista alueemme opiskelijayrittäjyysnäkökulmasta. Omassa yrittäjyysvalmentajatyössäni olen nähnyt kahdentoista vuoden ajan opiskelijoiden tarpeet ja tavoitteet oman yritystoimintansa kehittämisessä. Tämän lisäksi haastattelin Business Joensuun yritysneuvonnan asiantuntijoita, joista esim. yritysasiantuntija Satu-Minna Piiroinen, toteaa tuotteistamisen ja hinnoittelun olevan osa-alueita, joissa aloittelevilla yrittäjillä pääsääntöisesti olisi kehittymistä. Hänen mukaansa ”Liian halvallahan ne kaikki aloittavat yrittäjät tuppaavat myymään!” Myös perinteinen myynti -ja markkinointiosaaminen kaipaisi hänen mielestään vahvistamista.  

Kartoitin yritysvalvonnan tarpeita myös toukokuussa järjestämässämme Sparkin tulevaisuus -työpajassa, jossa Sparkin käyttäjiltä tuli ideoina mm. some- ja verkkomarkkinointi, hakukoneoptimointi, verkkokauppakävijöiden analysointi yms. syvällisempi tulkinta (data-analysointi), innovaatioprosessien johtaminen (varsinkin luovat alat), liiketoimintaa kriisitilanteessa, ennakoimisen taito sekä kokeilukulttuurin johtaminen eli hyvinkin ajankohtaisia aihealueita.  

Karelia-amk:n Draft-ohjelmassa läheisesti mukana olevan Karelian yrittäjyyden yliopettaja Heikki Immonen kiteyttää opiskelijayrittäjyysvalmennuksen tarpeet seuraavasti: ”Me yleensä pyöritään yrittäjyyden yleisasioissa, liiketoimintasuunnitelmissa ja -malleissa yms. perusjutuissa. Ja sitten kuitenkin, jos haluat pistää pystyyn menestyvän ravintolan tai verkkokaupan, niin tietynlainen yleisosaaminen ei sinua kuitenkaan kovin pitkälle vie. Eli substanssilla ja toimialakohtaisella asiantuntemuksella on hirmu paljon merkitystä, jos et ole ollut kahtakymmentä vuotta ravintola-alalla hommissa ja vaikkapa useissa eri ravintoloissa ja mieluiten ainakin osaksi vielä esimiestehtävissä. Base Camp -hankkeen työpaketti 3 (Etäteknologia-avusteiset intensiivivalmennukset) liittyykin siihen, miten saataisiin sitä kovan luokan toimialaosaamista ja substanssiin liittyvää businessosaamista opiskelijoille jopa niin, että maakuntaamme saataisiin tuotua viimeisen päälle kovan luokan osaamista, vaikka ravintola-alalle, verkkokauppaan ym. suosituille toimialoille, joihin olemme havainneet nuorten / vastavalmistuneiden tai mikseipä aikuisopiskelijoidenkin yritysideoiden liittyvän.” 

 Etäteknologiaselvitystä kirjoittaessani arvostus ja kunnioitus ovat todellakin kasvaneet niitä ennakkoluulottomia opettajakollegoita kohtaan, jotka opetuksessaan ovat digitalisaation luomat uudet mahdollisuudet hienosti hyödyntäneet. Olivatpa valmennettavansa sitten milleniaaleja tai vähän varttuneempia. Esimerkiksi  digitaalisten kykyjen rinnalla tärkeimmät taidot tulevaisuudessa liittyvät luovaan ajatteluun, yrittäjämäiseen kokeilemiseen, valmentavaan johtamiseen sekä ylipäätään kykyyn oppia ja sopeutua (Henry Ry:n Tulevaisuuden Työvoima -kysely 2018), joten etäteknologioiden haltuunotto puoltaa vahvasti menestymistä tulevaisuuden työelämässä. Puhumattakaan maailman muuttumisesta tämän koronapandemian plus ilmastonmuutoksen jälkeiseen aikaan, jossa entistä enemmän toimitaan etänä, matkustusta sekä fyysisiä kontakteja vältellen. 

Loppuun täytyy vielä kertoa eräs toukokuussa kokemani etäteknologiakokemus. Meillä oli Riverian Asenne-projektin kuukausipalaveri MS Teamsissa ja aluksi oman esittäytymispuheenvuoroni aikana (olin silloin ulkona kotiterassilla) päältäni lensi salmiakkimuodostelmassa neljä Hornetia mahtavan jylyn saattelemana. Ehdin vieläpä näyttää lentoa läppärin kameralla kahdeksalle muulle ympäri Suomea olevalle osallistujalle. Hetken kuluttua samat Hornetit olivat toisaalla Joensuussa ja siitä vartin päästä Espoossa oleva osallistujamme näytti samoja neljää Hornetia puhelimensa kameralla. Sitä yhteenkuuluvuuden tunnetta, mitä kokemus meissä etäilijöissä sai aikaan! Kävin palaverin aikana kehumassa uskomatonta kokemusta viereisessä huoneessa myös etätöissä olevalle vaimollenikin. Joka tunnin päästä tuli kertomaan, että ”tänään Puolustusvoimain Lippujuhlan lentonäytöksissä lentelee Horneteja neljän koneen ryhmissä ympäri Suomea eli eivät ne samoja koneita olleet”. Siinä vaiheessa sitä olisi mieluusti elänyt omassa virtuaalitodellisuudessaan ilman vähäisintäkään lisättyä todellisuutta. 

 Kirjoittanut: Reima Venhe, projektityöntekijä, Riveria  

Kokemuksia etätapahtumien järjestämisestä Collaboratessa

Maaliskuussa 2020 siirryimme Base Campissa monien muiden tavoin tekemään töitä etänä. Base Camp oli käynnistetty pari kuukautta aiemmin, ja olimme jo ehtineet suunnitella keväälle muutamia tapahtumia. Kun alkoi näyttää siltä, että etäily ei tulisi päättymään kevään aikana, ryhdyimme kartoittamaan erilaisia vaihtoehtoja tapahtumien järjestämiseksi etänä.

Selvitimme vaihtoehtoja kahteen erilaiseen, peräkkäisinä päivinä järjestettävään tilaisuuteen: työpajaan ja seminaariin. Ensin osallistuimme muiden järjestämiin tapahtumiin Teamsissa, Zoomissa, Collaboratessa ja YouTubessa. Saimme seurata monia onnistuneita tapahtumia niin reaaliaikaisena massatapahtumana (esim. Teams Live) kuin aikataulutettuna ensiesityksenäkin (YouTube). Lisäksi luimme erään Collaboratessa pidetyn osallistavan seminaarin järjestäjien kokemuksista. Vaikka emme tässä seminaarissa olleetkaan osallistujina, tekstistä saimme hyviä vinkkejä tilaisuuksien järjestämiseen liittyen.

Spark koronan jälkeen -työpaja

Yhtenä päätavoitteena Base Campissa on Joensuun Tiedepuistolla toimivan Spark Joensuu -opiskelijayrittäjyysympäristön kehittäminen. Haastattelimme aiemmin keväällä useita Sparkin käyttäjiä, jotta saimme kokonaiskuvan siitä, mikä Sparkissa toimi ja missä oli vielä kehittämistä. Useissa haastatteluissa nousi esiin yhteisten pelisääntöjen puuttuminen. Niinpä päätimme pitää työpajan, jossa me toimijat yhdessä suunnittelisimme Sparkin yhteiset pelisäännöt sekä visioisimme Sparkin toimintaa. Halusimme, että kaikkien toimijoiden mielipiteet, ideat ja kokemukset tulevat monipuolisesti kuulluksi, joten Learning cafe -tyylinen työpaja tuntui luontevalta työskentelymuodolta.

Alustavaihtoehtoina työpajatyöskentelyllemme meillä oli MS Teams ja Blackboard Collaborate. Päädyimme käyttämään työpajassa Blackboardin Collaboratea, sillä siinä osallistujat voidaan jakaa kätevästi alaryhmiin ja he voivat liikkua sujuvasti ja itsenäisesti ryhmästä toiseen. Ryhmiin jakaminen onnistuu myös Teamsissa, mutta ei yhtä kätevästi kuin Collaboratessa. Collaboratessa järjestäjä voi siirrellä osallistujia eri ryhmiin. Tykästyimme myös Collaboraten pienryhmissä käytössä olevaan valkotauluun, johon jokainen osallistuja voisi kirjoittaa omat ajatuksensa – aivan kuin samassa tilassa ollessa usein kirjoitetaan yhteiselle fläppitaululle tai post it -lapuille (kuva 1). Tutustuttuamme valkotaulutyökaluun tarkemmin, huomasimme, että kuka tahansa osallistuja voi yhdellä klikkauksella tyhjentää sen kokonaan, tämä tapahtui testausvaiheessa järjestäjillekin useita kertoja täysin vahingossa. Kerran tyhjennettyä valkotaulua ei enää saa mitään kautta palautettua. Tämän vuoksi itse työpajatoteutuksessa valkotaulutyöskentely päätettiin jättää toteuttamatta. Ajatusten ja ideoiden kirjaaminen tehtiin lopulta kaikille osallistujille näkyväksi jaetuille Word-dokumenteille, joihin jokaisen työpajan fasilitaattori kirjasi ryhmän keskustelun pääkohdat ja johtopäätökset.


Kuva 1. Valkotaulu Collaboraten pienryhmässä.

Suunnittelun alkuvaiheessa meillä ei vielä ollut tietoa siitä, kuinka paljon osallistujia työpajaan tulisi. Kokosimme kasan aiheita, joita pienryhmissä käsiteltäisiin. Lopulta päätimme rajata ryhmien lukumääräksi kolme, jotta jokaiseen huoneeseen riittäisi vetäjä hankehenkilöstöstä. Jokaisessa ryhmässä käsiteltiin useampaa aihetta. Neljännen hanketyöntekijän tehtäväksi tuli pysyä päähuoneessa, ja tarvittaessa siirrellä osallistujia oikeisiin huoneisiin. Hän myös kävi seuraamassa kaikkien pienryhmien työskentelyä ja piti huolta sovitussa aikataulussa pysymisestä.

Mitä opimme osallistavan etätyöpajan järjestämisestä

Tärkeimpänä oppina meille järjestäjille oli se, että osallistavan Learning cafe -työpajan voi järjestää myös etänä. Koska kaikki osallistujat ja myös järjestävät olivat fyysisesti erillään toisistaan, tilaisuuden suunnittelu vei yllättävän paljon aikaa. Myös pienryhmiin siirtyminen vei ehkä jopa enemmän aikaa kuin perinteisessä työpajassa, jossa osallistujat ovat fyysisesti samassa tilassa. Etukäteen tehty tarkka suunnittelu, aikataulutus ja työnjako olivat avainasemassa siinä, että tilaisuus onnistui.

Lähetimme osallistujille etukäteen kuvalliset ohjeet Collaboraten niihin ominaisuuksiin, joita tilaisuudessa oli tarkoitus käyttää. Työpajan aikana ei tullut ilmi suurempia teknisiä ongelmia. Etätyöpajassa päätimme ohjeistaa kameroiden pitämisen kiinni. Ilman näköyhteyttä vuorovaikutuksesta lähtee kuitenkin merkittävä osa pois, joten järjestäjien tulee kiinnittää erityistä huomiota siihen, että kaikki osallistujat tulevat huomioiduksi.

Yrittäjyyspäivän webinaari

Järjestimme yhdessä Karelian projektiosaajavalmennuksen kanssa yrittäjyyspäivän seminaarin. Päivän ohjelman kokoamisesta (puhujat ja aikataulu) vastasi yksi henkilö. Seminaari oli alun perin tarkoitus järjestää paikan päällä Sparkissa, mutta yli 10 hengen ryhmien kokoontumiskiellon myötä siirsimme tilaisuuden verkkoon. Tilaisuudessa oli juontajan lisäksi seitsemän puheenvuoroa. Mietimme, olisiko turvallisempaa nauhoittaa kaikki puheenvuorot etukäteen, ja julkaista tallenne seminaarin ilmoitettuna ajankohtana. Puhujat toivoivat mieluummin livetilaisuutta, jotta kuulijat voisivat esittää heille kysymyksiä. Kysymysten esittämistä varten halusimme, että käytössä olisi sekä keskustelualue että viittaustoiminto, joten tämänkin tilaisuuden päätimme järjestää Collaboratessa. (Teamsiin on sittemmin tullut viittaustoiminto, mutta tilaisuuden aikaan sitä ei vielä ollut.)

Karelialla Collaborate on integroituna Moodle-ympäristöön ja sen myötä Collaboraten käyttö on tullut karelialaisille tutuksi, mutta muille puhujille ja osallistujille Collaborate oli vieraampi. Tämän vuoksi päätimme tehdä osallistujille kuvalliset ohjeet webinaariin osallistumiseksi. Tiiviin, vain tarpeelliset asiat sisältävän ohjeen avulla sekä osallistujat että puhujat voivat turvallisin mielin tulla webinaariin. Puhujien kanssa järjestimme testituokioita, joiden aikana käytiin läpi kaikki heidän tarvitsemat ominaisuudet Collaboratesta. Yksi puhuja ei päässyt osallistumaan testituokioihin, joten hänelle tehtiin kuvalliset ohjeet.

Tässä tilaisuudessa meillä kolme järjestäjää: yksi juonsi tilaisuuden, toinen vastasi webinaarin tekniikasta ja kolmas oli valmiudessa avustamaan webinaarin osallistujia sekä puhujia. Sovimme puhujien kanssa ennakkoon, että lähetämme heille tekstiviestin viisi minuuttia ennen puheenvuoron ajan päättymistä, jotta tilaisuus pysyy aikataulussa. Tilaisuuden juontaja toimi myös tekstiviestien lähettäjänä. Osallistujien ja puhujien avustaja seurasi koko ajan chattia, ja luki ääneen sinne tulleet kysymykset puheenvuoron päätteeksi. Osallistujille lähetettyjen ohjeiden yhteydessä annettiin yhden järjestäjän edustajan puhelinnumero, jotta mahdollisissa ongelmatilanteissa apu olisi mahdollisimman nopeasti ja helposti saatavilla. Etukäteen sovimme, että myös tilaisuuden juontaja seuraa chattia siltä varalta, että toinen järjestäjä olisi juuri puheenvuoron päättymisen aikaan varattuna.

Mitä opimme webinaarin järjestämisestä

Kun lähdimme talvella suunnittelemaan seminaaria, ajattelimme, että paikalle tulisi ehkä 20-30 henkilöä. Yllätyimme erittäin iloisesti, kun webinaariin ilmoittautui yli 100 henkilöä. Tähän suosittelisimme myös muita webinaarien järjestäjiä varautumaan ja tiedostamaan; Verkossa järjestettävällä tilaisuudella on mahdollisuus tavoittaa odotettua laajempi osallistujajoukko.

Webinaarin puheenvuorojen pitäjien kanssa sovitut testaustuokiot osoittautuivat tarpeelliseksi. Esityksen, äänen ja kuvan jakaminen tapahtuu eri sovelluksissa ja eri selaimissa hieman eri tavalla, joten testituokioiden aikana puhujat saivat harjoitella rauhassa, järjestäjien tarvittaessa ohjeistaessa. Kokemattomalle esiintyjälle voisi olla ylipääsemätön ongelma, jos hän ei pystyisikään jakamaan omaa esitystään. Puhujien kanssa oli hyvä myös käydä läpi etukäteen, miten toimitaan, jos teknisiä ongelmia tulee.

Puheenvuorojen pitäjiä kannattaisi ohjeistaa saapumaan vähintään viisi minuuttia ennen oman puheenvuoron alkua webinaariin. Meille järjestäjille aiheutui ylimääräisiä sydämentykytyksiä, kun yhden puheenvuoron pitäjä ei vielä kaksi minuuttia ennen puheenvuoronsa alkua ollut paikalla. Puhuja saapui lopulta paikalle täsmällisesti oikealla kellonlyömällä.

Puheenvuoron pitäjillä olisi hyvä olla kuulokkeet käytössä. Jos puhuja käyttää esimerkiksi kannettavan tietokoneen sisäistä mikrofonia ja kuulokkeita, kysymyksen esittäjien ääni saattaa lähteä kiertämään. Myös kaksi näyttöä auttaisi esittäjää, sillä silloin hän voisi näyttää esitystään yhdeltä näytöltä ja seurata chat-keskustelua toiselta näytöltä. Mahdollisten ongelmatilanteiden varalta voisi olla järkevää, että järjestäjillä olisi puhujien esitysmateriaali etukäteen tallessa. Näin järjestäjä voisi tarvittaessa näyttää esitysmateriaalin webinaaripuheenvuoron aikana. Puheenvuorojen jälkeen kysymysten tulemisessa yleisöltä saattaa kestää hetken aikaa. Järjestäjien olisi hyvä avata keskustelu, jotta osallistujat saavat hieman lisäaikaa kysymysten ja kommenttien muodostamiseen.

Vinkkejä etätilaisuuksien järjestäjille

Järjestäjien ajan säästämiseksi kaikki tarpeellinen tieto kannattaa laittaa esimerkiksi osallistujille automaattisesti lähetettävään kalenterimerkintään. Nyt me järjestävät saimme paljon kysymyksiä muun muassa siitä, voiko tilaisuuteen tulla kesken kaiken ja ketkä kaikki ovat tervetulleita webinaarin osallistujiksi. Nyt vastailimme saapuneisiin kysymyksiin jokaiselle erikseen, tulevien tilaisuuksien kohdalla laitamme tarkempia tietoja joko tapahtumasivulle tai automaattisesti ilmoittautuneille lähtevään viestiin. Näistä tapahtumista ilmoittautuminen oli rakennettu Webropolin Events-osiossa, ja kaikki ilmoittautuneet saivat automaattisesti sekä sähköpostiviestin että kalenterimerkinnän, joita olisi voinut hyödyntää paremmin tiedon jakamisessa.

Kummassakin tilaisuudessa osa osallistujista saapui istuntoon ja poistui istunnosta useita kertoja (voi johtua esimerkiksi heikosta nettiyhteydestä). Ainakin meitä järjestäjiä nuo ruudulle jatkuvasti ilmestyvät ja katoavat ilmoitukset häiritsivät, huomio kiinnittyi jatkuvasti turhaan liikkuvaan ilmoitukseen. Suosittelemme tilaisuuksien järjestäjiä selvittämään, voisiko ilmoitukset ottaa pois käytöstä.

Käytettävästä videoneuvottelualustasta olisi hyvä löytyä viittaustoiminto ja sen käyttöön pitäisi kannustaa. Videoneuvottelussa päällekkäin puhuminen aiheuttaa enemmän sekannusta kuin livetilaisuudessa, ja sitä on puhujien vaikeampi itse havaita. Monesti käy vielä niin, että molemmat päällekkäin puhujat huomaavat yhtä aikaa puhuvansa toisen päälle, jolloin molemmat lopettavat puhumisen, ja puheesta tulee katkonaista.

Tilaisuuksissa on hyvä olla useampi järjestäjä paikalla. Työnjaosta järjestäjien kesken kannattaa sopia yksityiskohtaisesti etukäteen. Sovitusta aikataulusta on erityisen tärkeää pitää kiinni, ja aikataulu on myös hyvä näkyä yleisölle. Esimerkiksi meidän tilaisuuksissa taukojen ajan osallistujille näkyi teksti, jossa kerrottiin, milloin tauko tulee päättymään ja mitä tauon jälkeen on ohjelmassa (kuva 2). Meillä oli järjestäjille myös oma viestintäkanava, joka ei näkynyt tilaisuuksien osallistujille. Tätä kautta järjestäjät pystyvät tilaisuuden aikana viestimään esimerkiksi tarvittavista muutoksista.


Kuva 2. Tauon aikana on hyvä olla näkyvillä tieto siitä, mitä on tulossa.

Me koimme hyödylliseksi heti tilaisuuden jälkeen pidetyn järjestäjien yhteenvetotuokion. Silloin meillä järjestäjillä oli kokemukset tuoreessa muistissa, ja kirjasimmekin heti ylös mielen päällä olleita huomioita, joihin oli helppo palata myöhemminkin, esimerkiksi tätä blogitekstiä kirjoittaessa.

Näiden kokemustemme perusteella voimme lämpimästi suositella tilaisuuksien järjestäminen etäyhteyksien välityksellä. Vaikka etätilaisuuden järjestämisessä on omat erityishuomiota vaativat kohtansa, se myös mahdollistaa laajemman osallistumisen ja siten vaikuttavuus paranee.

Tilaisuuksiin tehdyt Collaborate-ohjeet:
Ohje esittäjälle
Ohje webinaariin osallistujalle
Ohje etätyöpajaan osallistujalle

Kirjoittajat:
Säde Lind, projektipäällikkö, Karelia-ammattikorkeakoulu
Mika Lappalainen, projektiasiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu
Reima Venhe, projektityöntekijä, Riveria

Base Camp -hankkeessa edistetään opiskelijayrittäjyyttä monella rintamalla

Suomalaisnuorten kiinnostus yrittäjyyttä on kasvanut voimakkaasti, ja yhä useampi nuori pitää yrittäjyyttä mahdollisena uravaihtoehtona. On myös todennäköistä, että tulevaisuudessa yhä useampi suomalainen toimii kevytyrittäjänä tai freelancerina, ja toimeentulo muodostuu monista eri tulonlähteistä. Onkin tärkeää, että oppilaitokset tukevat laajasti erilaisia tapoja, joilla opiskelijoiden yrittäjyysosaaminen voi kehittyä.

Tänä vuonna käynnistyneessä Karelian ja Riverian yhteisessä Base Camp -hankkeessa tartutaan opiskelijayrittäjyyden kehittämiseen monin eri keinoin. Hankkeen ytimessä on mm. viime vuonna startanneen Spark Joensuu – yrittäjyyden oppimisympäristön ja työskentelytilan kehittäminen ja käyttäjämäärän lisääminen. Käyttäjät ovat toivoneet Sparkiin esimerkiksi enemmän tapahtumia, joissa yrittäjyydestä kiinnostuneet voivat saada uutta tietoa ja kohdata toisiaan.


Spark Joensuun tiloissa Joensuun Tiedepuistolla voi työskennellä yksin tai yhdessä

  • Opiskelijat kaipaavat laajempia verkostoja yrittämisen tueksi. Opiskelijalla voi esimerkiksi olla jo yritysidea, mutta yrityskumppaneiden löytäminen on hankalaa. Sparkin kautta voisi löytyä niin apua kuin kontaktejakin, kertoo Base Camp -hankkeen projektipäällikkö Säde Lind.

Tavoitteena on myös uuden avoimen ja monialaisen tuotekehitysympäristön rakentaminen Joensuuhun. Ympäristö toimii alustana opiskelijoiden omille kehitysprojekteille ja uusien tuoteideoiden rakentelu- ja testaustoiminnalle.

  • Tuotekehitysympäristö mahdollistaisi vaikkapa uuden tuotteen 3D-prototyypin valmistamisen, jota opiskelija voi sitten esitellä potentiaalisille rahoittajille tai kaupallisille toimijoille, Säde Lind kuvailee.

Aluksi hankkeessa pilotoidaan jo olemassa olevien tilojen laajempaa käyttöä. Tilojen ja laitteiden laajemman käytön yhtenä edellytyksenä on, että opiskelijat osaavat käyttää laitteita ja ovat perehtyneet esimerkiksi laboratorioiden turvallisuusohjeisiin. Kareliassa ollaankin laatimassa verkkokoulutusmateriaalia, jolla turvallisen työskentelyn vaatimien tietojen ja taitojen hallinta varmistetaan.

Toimintaympäristön kehittämisen ohella Base Camp -hankkeessa panostetaan yrittäjyydestä kiinnostuneiden opiskelijoiden intensiivivalmennuksiin, jotka alkavat syksyllä 2020. Valmennusten toteutuksessa hyödynnetään etäteknologioita, jolloin myös Joensuun ulkopuolella olevat opiskelijat pääsevät osallistumaan. Valmennusten teemat määritellään Sparkin käyttäjähaastatteluiden perusteella. Valmennuksia voidaan kohdentaa eri toimialoille, vaikkapa kahvilan tai verkkokaupan perustamista suunnitteleville.

Lisätiedot: Projektipäällikkö Säde Lind, sade.lind@karelia.fi, p. +358 50 325 9851

Base Camp – Opiskelijayrittäjyysalustojen kehittäminen -hanke toimii ajalla 1.1.2020-31.12.2022. Hankkeen toteuttavat Karelia Ammattikorkeakoulu Oy ja Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Riveria. Hanketta rahoittaa Euroopan sosiaalirahasto.

Teksti: Kaisa Varis, tietoasiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu 31.3.2020