Sparkin varausjärjestelmän hankinta 

Eräs Base Camp –hankkeen keskeisimmistä tehtävistä on Spark Joensuu – yrittäjyyden oppimisympäristön ja työskentelytilan kehittäminen ja käyttäjämäärän lisääminen. Käyttäjä- ja tapahtumamäärien lisääntyessä tulee selkeästi tarve mahdollisuudelle varata tila tai osia siitä tapahtuman tai vaikkapa opiskelijoiden tiimityöskentelylle. Sparkissa oltiin havaittu tarve varausjärjestelmälle jo ennen Base Camp –hanketta. Varausjärjestelmänä toimi Excel-taulukko, johon oli vain rajatulla joukolla oikeudet lisätä varauksia. Muutenkin Excelin käyttö tähän tarkoitukseen koettiin hankalaksi. Niinpä lähdimme Base Camp hankeen voimin hankkimaan uutta varausjärjestelmää. 

Varausjärjestelmän vaatimuksia kartoittaessa tärkeimmiksi valikoitui seuraavat ominaisuudet: 

  • Selainpohjainen käyttöliittymä. 
  • Mahdollisuus liittää samaan järjestelmään useampi tila, laite tai tilan osa. 
  • Käyttäjähallinta: käyttäjien lisääminen, poistaminen sekä käyttöoikeuksien rajaaminen. 
  • Mahdollisuus käyttäjien itse rekisteröityä järjestelmän käyttäjäksi. 

Toiveena oli myös, että varausjärjestelmä olisi ilmainen tai kustannuksiltaan edullinen, koska varausjärjestelmän on tarkoitus jäädä käyttöön hankeen loputtuakin, joten ilmaisen järjestelmän käytön jatkuvuus olisi helpompi varmistaa. Näiden vaatimusten pohjalta lähdimme aluksi etsimään tarkoitukseen soveltuvaa WordPress (https://wordpress.com/) lisäosaa. Sparkin verkkosivut on toteutettu WordPress-alustalla, joten lisäosan avulla varausjärjestelmä olisi saatu integroitua saumattomasti Sparkin verkkosivuihin. Lisäosien ominaisuuksien vertailua varten rakensimme virtuaalisen Ubuntu-palvelimen, johon asensimme WordPress-alustan. WordPress lisäosia on runsaasti saatavilla eri tarkoituksiin ja niiden asentaminen on pääkäyttäjän käyttöliittymän kautta helppoa. Kalenteri- ja varausjärjestelmälisäosiakin löytyi useita kymmeniä. Useimmat niistä vaikuttivat kuitenkin suunnatuilta esimerkiksi kampaajan ajanvarausjärjestelmiksi. Lisäosien kuvausten perusteella valikoimme Sparkin käyttöön mahdollisesti soveltuvat, jotta kaikkia ei tarvitsisi asentaa testiympäristöön. Testiympäristöön asennettaviksi valikoitui reilu kymmenen kappaletta lisäosia. Lisäosien asentamisen ja testailun jälkeen totesimme, että mikään niistä ei riittävän hyvin täyttänyt vaatimuksiamme. 

WordPress-lisäosien testailun jälkeen luovuimme ajatuksesta integroida varausjärjestelmä Sparkin verkkosivuihin ja siirryimme erillisen järjestelmän etsintää. Tässä vaiheessa päätimme lisätä vaatimuslistalle avoimen lähdekoodin toteutuksen. Avoimen lähdekoodin vaatimus päätyi listalle siitä syystä, että samaa varausjärjestelmää olisi tarkoitus käyttää myös tulevaisuudessa Base Camp –hankkeen tuotoksena syntyvän tuotekehitysympäristön yksittäisten laitteiden käyttöoikeuksien hallintaan. Avoimen lähdekoodin varausjärjestelmistä päätimme ottaa testikäyttöön Booked Scheduler (https://www.bookedscheduler.com/) nimisen järjestelmän. Booked Scheduler –järjestelmästä oli tarjolla Live Demo, jonka avulla järjestelmän ominaisuuksia pääsi käytännössä kokeilemaan ilman, että järjestelmää tarvitsi itse asentaa mihinkään. Kokeilujen perusteella järjestelmä vaikutti Sparkin tarpeisiin sopivalta. Booked Scheduler järjestelmä olisi ollut tarjolla myös palveluna, jolloin itse ei olisi tarvinnut tehdä mitään asennuksia, mutta palvelu versiossa ei olisi ollut mahdollisuutta lähdekoodin muokkaukseen, joten päätimme asentaa järjestelmän omalle palvelimelle. Saimme Karelia ammattikorkeakoulun tietohallinnolta Microsoft Azure (https://azure.microsoft.com/en-gb/) virtuaalipalvelimen, johon oli asennettu Ubuntu Linux (https://ubuntu.com/). Azure on pilvipalvelu, jota voidaan käyttää virtuaalipalvelinten alustana, mutta se tarjoaa suuren joukon muitakin pilvipalvelukomponentteja. 

Toimiakseen Booked Scheduler vaatii HTTP palvelinohjelmiston, johon on lisätty PHP tulkki, sekä MySQL tietokannan. Palvelinohjelmistoksi valittiin Apache, koska se oli entuudestaan tuttu. Kaikkien vaadittujen ohjelmistojen asennus oli helppoa selkeiden asennusohjeiden ansiosta. Myös itse Booked Scheduler ohjelmiston asennus oli helppo graafisen, selainpohjaisen asennusohjelman ansiosta. Joitain asetuksia ei pystynyt määrittelemään asennusohjelman kautta, vaan ne täytyi asettaa määritystiedoston avulla.  

 

Kuvassa varausjärjestelmän kirjautumisikkuna. Käyttäjät voivat kirjautua varausjärjestelmään käyttäen Googlen tai Facebookin tunnuksia. Käyttäjät voivat myös rekisteröityä järjestelmään ja näin luoda itselleen tunnukset. Vasemman yläkulman ”Varauskalenteri” –linkin kautta varauksia pääsee katsomaan ilman järjestelmään kirjautumista. Varsinaisen asennuksen jälkeen järjestelmään oli vielä lisättävä varattavissa olevat resurssit. Päädyimme lisäämään varattaviksi resursseiksi kolme Sparkin oranssin salin osaa: kokousalue, presentaatioalue ja mediatyöpiste. Suurimman osan oranssista salista jätimme vapaaksi alueeksi, jota ei voi varata, kuten ”Spark koronan jälkeen” työpajassa oli enemmistön toiveena ollut. Alla olevassa kuvassa näkymä”Sparkin tilat” resurssikalenterista.  

 

 

Varausjärjestelmä on blogin kirjoitushetkellä ollut käytössä reilun kuukauden. Järjestelmään kirjautuneita käyttäjiä on 30 ja varauksia testijakson aikana on tehty noin 40. Palaute järjestelmästä on ollut pääosin positiivista. Järjestelmää on pidetty hyvänä muun muassa sen takia koska siitä näkee, ketä tilassa mahdollisesti on samaan aikaan, jolloin voi tarvittaessa neuvotella etukäteen mahdollisista yhtäaikaisista tarpeista. Olemme havainneet myös sen, että tilojen varauksen pelisäännöt tulisi ohjeistaa kaikille tilojen käyttäjille tarkasti. Nyt on esimerkiksi yritetty varata koko sali omaan käyttöön varaamalla kaikki yksittäiset tilat, vaikka tarkoitus on, että osa salista on aina vapaasti käytettävissä. Varausjärjestelmän kanssa on toki ollut Jonkin verran teknisiäkin ongelmia, mutta niitä pyritään korjailemaan mahdollisimman pian ja muutenkin järjestelmää pyritään kehittämään kokemuksen karttuessaMahdollisen protopajan mukaantulo järjestelmään asettaa uusia haasteita järjestelmän kehittämiselle. 

Kirjoittanut: Mika Lappalainen, projektiasiantuntija, Karelia-ammattikorkeakoulu

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *