Avainsana-arkisto: etätyö

Zoomilla pyrittiin osallistujien kannalta mahdollisimman helppoon webinaariin

Base Camp -hankkeen -tiimiläiset kertoivat kokemuksiaan etätapahtumien järjestämisestä. Ennen päätymistään Collaborateen työpajansa alustaksi kirjoittajilla oli kokemusta koronakevään etätapahtumista, joita oli järjestetty Teamsissa, Zoomissa, Youtubessa ja Collaboratessa.

Nämä vaihtoehdot olivat mielessä myös silloin, kun Karelian ja Business Joensuun Silver Economy -hankkeessa pohdittiin alustoja, joilla voisi järjestää webinaarin koskien yli 50-vuotiaille suunnattua markkinointia ja markkinointiviestintää koronavirustilanteen aikaan. Webinaariamme olisi tuskin järjestetty ilman koronaviruksen aiheuttamaa poikkeustilaa. Tulimme kuitenkin nopeasti siihen johtopäätökseen, että tunnin webinaari edellä mainituilla sisällöillä auttaisi meitä hankkeemme tavoitteissa, eikä yrityksille ollut vielä tarjottu webinaareissa kovin konkreettisesti neuvoja korona-ajan markkinointiviestintään.

Teksti webinaari.

Miksi päädyimme Zoomiin?

Base Camp -tiimi valitsi Collaboraten ryhmiin jakamisen, ryhmissä liikkumisen ja ajatusten jakamisessa hyödynnettävän valkotaulun vuoksi. Silver Economyn webinaarin alustavalinta oli Zoom. Valintaan vaikutti ennen kaikkea se, että alusta koettiin osallistujille helpoksi ja tutuksi alustaksi, jossa voisimme jakaa sisältöjä ruudulla ja ylläpitää neljän henkilön keskustelua. Halusimme myös, että tapahtuma olisi tallennettavissa, kutsulinkki olisi helposti jaettavissa ja tilaisuus olisi sujuvaa kulkea läpi. Lisäksi webinaarin asiantuntijoilla oli kokemusta Zoomista. Meidän piti varautua lisäksi 50–100 osallistujan läsnäoloon.

Ilmoittautuneita oli lopulta 62, mihin olimme ihan tyytyväisiä. Tapahtumassa oli läsnä runsaimmillaan 38 osallistujaa. Kun lähetimme osallistujille edellisenä päivänä linkin webinaariin, jaoimme heille seuraavanlaisen ohjeistuksen Zoomin käyttöön:

Muutamia ohjeita Zoomin käyttöön:

Saat liitettyä äänesi kokoukseen valitsemalla kokouksen aikana vasemmasta alareunasta Join Audio. Klikkaa tämän jälkeen avautuvasta ikkunasta Join with Computer Audio. Voit tarkastaa valitut äänilaitteesi klikkaamalla vasemmalla alalaidassa mikrofonikuvakkeen oikealla olevaa nuolipainiketta (^).

Kirjautuessasi webinaariin nimesi ilmestyy osallistujalistaan (participant list). Nimesi vieressä pitäisi näkyä mikrofonin kuvake. Näin ääniasetukset olisivat kunnossa. Jos mikrofonin kuvaketta ei ilmesty kuvasi vierelle, niin kokeile jotain seuraavista.

        1. Käynnistä Zoom uudelleen.
        2. Kokeile toista internet-selainta. 3) Kokeile kännykkää tai pädiä.
        3. Lataa maksuton Zoom-sovellus.

Avaamme linjat klo 12.30, joten voit tulla testaamaan yhteydet ennen webinaarin alkua. Jos webinaarin aikana tahdot esittää kysymykset tai jakaa kokemuksiasi, niin laita ne chattiin.

Asiakaslähtöistä kokemusta ja markkinointia yrityksille aiemmin valmentaneena hankkeena meidän tuli tietenkin noudattaa samaa linjaa myös oman webinaarin järjestelyssä. Valitsimme toteutuksen, joka oli osallistujille mutkaton ja järjestäjille vähintäänkin kohtuullisen helposti hallittavissa. Ennen tilaisuutta toki koimme joitain epävarmoja tilanteita. Emme olleet järjestäneet ennen Zoom-tilaisuutta, joten pienetkin asiat piti tarkastaa etukäteen. Tilaisuuden ja asiantuntijakeskustelun juonsi yksi henkilö, joka piti aluksi myös 10-minuuttisen puheenvuoron +50-markkinoista. Sama henkilö perusti kokouksen, nosti chatista yleisön kysymyksiä mukaan keskusteluun ja toimi ennen tilaisuuden alkua teknisenä tukihenkilönä, missä oli omat, harkitut riskinsä. Siksi toinen projektihenkilö oli varuillaan paria minuuttia ennen tilaisuuden alkua, sillä tilaisuuden vetäjä ei voinut keskittyä tilaisuuden tekniseen sujumiseen enää puheen alettua. Kaikki meni kuitenkin hyvin.

Kokemuksen perusteella ei voida kuitenkaan suositella, että tilaisuudessa äänessä oleva henkilö olisi ainoa tilaisuuden ylläpitäjä. Webinaarimme sujui hyvin, mutta ongelmallisessa tilanteessa sujuvuus olisi varmasti kärsinyt. Yhden kokemuksen jälkeen koko Silver Economyn tiimi saisi varmasti järjestettyä riskittömämmän tilaisuuden.

Tällä kertaa saimme kuitenkin vedettyä oheisen tilaisuuden, jonka sisältö kutakuinkin toimi suunnitellusti. Tallensimme Zoom-välitteisen tilaisuuden ja se on katsottavissa hankkeen youtube-kanavalle.

Oliko Zoom yhtä kätevä järjestäjille kuin osallistujille?

Zoomin käyttöä lukitessamme kysyimme vielä Karelian tietohallinnosta, olisiko Karelialla mahdollisesti olemassa oleva tili. Koko organisaation tilin etu olisi ollut se, että monipuolisemmalla ja kalliimmalla tilillä olisimme voineet järjestää webinaarin, johon olisi sisältynyt enemmän interaktiivisia elementtejä, paremmat hallintaoikeudet ja enemmän potentiaalisia osallistujia. Nyt käytössä olleella jäsenyystasolla saimme järjestettyä alle 100 hengen tapahtuman, mitä pidimme realistisena osallistujamäärän maksimitasona. Jos olisimme varautuneet 100–500 osallistujaan, olisi meidän pitänyt hankkia Zoomista moninkertaisesti kalliimpi käyttöoikeus, johon olisi toki voitu siirtyä siinä vaiheessa, kun osallistujamäärä olisi noussut rajan rikkovasti isoksi.

Koronakevään aikana lisääntyneessä etätyössä ja -hauskanpidossa oli käynyt ilmi, että Zoomissa on muihin palveluihin verrattuna enemmän tietoturvaongelmia. Vaaroja oli kuitenkin paikkailtu paljon sitten maaliskuun, ja kun Suomen ehkä uskottavin tietoturva-asiantuntija Mikko Hyppönen rauhoitteli pahimmat uhkat piiloon, voitiin Zoomiin luottaa, etenkin kun esimerkiksi Itä-Suomen yliopisto oli käyttänyt sitä vastaavissa tilaisuuksissaan säännöllisesti.

Kuten aiemmin mainittiin, kaikki sujui hyvin. Zoomin kautta webinaaria järjestettäessä olisi syytä pohtia ainakin kolmea asiaa:

  • Onko tarvetta webinaarin interaktiivisuudelle kuten äänestyksille?
  • Kuinka paljon osallistujia on odotettavissa?
  • Onko tarvetta jakaa osallistujia pienempiin ryhmiin?

Simppeli webinaari sujuu Zoomilla hyvin, mutta monesti saman asian ajaa myös tutut Teams ja jopa Youtube, jos interaktiivisuutta ei tarvita.

Kokonaisuutena opeissamme oli paljon samaa kuin Base Camp -tiimin opeissa muun muassa puheenvuoron pyytämiseen, kalenterikutsuun ja yhteenvetotuokioon liittyen, joten Base Campin kirjoitukseen kannattaa ehdottomasti tutustua.

Kirjoittaja Risto Salminen, projektiasiantuntija

Elämä koronan jälkeen

Korkeakouluissa on nyt eletty kolme viikkoa koronakaranteenia. Kolme viikkoa etätyötä, -opetusta ja -opiskelua. Joukossa on paljon sellaisia, joille muutos on ollut helppo. Osalle uusi vaihe voi olla jopa normaaliarkea helpompi. Ja joukossa on paljon sellaisia, joille siirtyminen suljetun kotioven taakse on ollut enemmän tai vähemmän vaikea. Vaikka työ- ja opiskelupaikan ovien avautuminen on vielä viikkojen, jopa kuukausien päässä, sekin vaihe on tulossa. Matkalla takaisin syntyy uutta osaamista, uusia toimintatapoja ja oivalluksia. Optimistisesti ajatellen koronanjälkeinen arki voisi korkeakouluissa näyttää vaikka tältä:

  1. Edessä digiloikka nro 2

Pakollinen etäopetukseen ja –opiskeluun siirtyminen sai aikaan koulutuksen huiman digiloikan. Merkittävintä muutoksessa on sen laajuus: loikkajia on enemmän kuin normaaliolosuhteissa olisi osattu edes toivoa. Etäopetuksen työkalujen ja menetelmien haltuunotto luo edellytykset  myös seuraavaan digiloikkaan. Nälkä kasvaa syödessä ja edessä on digiloikan seuraava, vapaaehtoinen vaihe.

  1. Aiempaa toimivammat digitaaliset järjestelmät ja palvelut

Etätyöhön ja –palveluihin siirtyminen pakottaa toimijat kehittämään entistä sujuvampia ja joustavampia verkkopalveluita. Monet palvelut, joita ei pitänyt voida toteuttaa etänä, toteutuvat nyt etänä. Muutos on tuonut esille myös selkeitä kehittämiskohteita, joihin on tartuttava, jotta voimme varmistaa toiminnan sujuvuuden myös jatkossa, kun etäpalvelut toimivat luonnollisena osana korkeakoulujen palvelukokonaisuutta.

  1. Yhteistyö ja jakaminen ovat uusi normaali

Yksi koronaepidemian positiivisista vaikutuksista on ollut korkeakoulujen sisäisen ja välisen yhteistyön lisääntyminen. Hyviä käytänteitä, ohjeita, materiaaleja ja koulutusta jaetaan laajalti ja maksutta. Tämä on toimintaa, jonka soisi jatkuvan myös koronakriisin jälkeen. Tarve korkeakoulutettujen määrän lisäämiseen ja väestön koulutustason nostamiseen rajallisilla resursseilla edellyttää korkeakoulujen välistä työnjakoa ja yhteistyötä.

  1. Etätyö tehokkuuden ja työhyvinvoinnnin tukena

Nopea etätyöhön siirtyminen on osoittanut, että useimpia korkeakoulun työtehtäviä voidaan tehdä etänä. Etätyöskentely on lyhentänyt työmatkoihin käytettyä aikaa ja koteihin on rakennettu entistä toimivampia työpisteitä. Pandemian jälkeen yhä useampi meistä tekee osan työstään etänä. Etä- ja lähityöskentelyn yhdistäminen nähdään yhtenä keinona tukea työskentelyn tehokkuutta ja  työhyvinvointia.

  1. Lähiopetuksen ja lähiyhteisöjen merkitys kasvaa

Vaikka monella mittapuulla tarkasteltuna korkeakoulujen siirtyminen etätyöhön, -opetukseen ja opiskeluun on onnistunut hyvin, on näkyvissä jo kaipuuta lähiopetukseen ja lähityöyhteisöihin. Uskon, että lähiopetuksen ja lähityöyhteisöjen merkitys ja arvostus on jatkossa entistäkin suurempi. Korkeakouluissa on etäilyllä ja läheisyydellä kummallakin paikkansa.

Kirjoittaja Marjo Nenonen, koulutuksen kehittämispäällikkö

PS. artikkelikuvassa etätyökaverit

Digitaalinen työpaja mahdollistaa joustavan osallistumisen

Kareliassa pilotoidaan Humap Softwaren REAL-työkalua Pohjois-Karjala sote-osaamisen maakunnaksi-hankkeessa kevään 2018 aikana. REAL mahdollistaa kiinnostavien työpajaympäristöjen rakentamisen ja osallistujien osallistamisen ympäri maakuntaa ja yli organisaatiorajojen. Kyseessä on digitaalinen työpaja-alusta – ja myös paljon muuta. Digitaaliseksi kulmakiveksi tarkoitetaanko kompastuskiveä vai mitä osoittautuu usein sisältö ja sisällönhallinta. Realilla luodaan sisältökokonaisuuksia ja rakennetaan samalla digitaalista käyttäjäkokemusta, joka ei törmää ensimmäisenä käyttäjätunnushaasteisiin, vaan mahdollistaa yhdessä tekemisen heti.

Pilotissa keskiössä on työpajatyöskentely. Meillä jokaisella on jonkinlainen mielikuva työpajatyöskentelystä. Perinteisesti se toteutetaan paikalla olevien kanssa, mutta REAL digitalisoi työpajatyöskentelyn ja mahdollistaa työpajaan osallistumisen ajasta ja paikasta riippumatta. Koko työpajatyöskentely muodostuu reaaliaikaisesta dokumentoinnista, joka mahdollistaa osallistujien keskinäisen vuorovaikutuksen ja ajatusten vaihdon. (dokumentoidaan reaaliaikaisesti, ja se on kaikkien osallistujien käytettävissä välittömästi.) On myös helppo selvittää esimerkiksi osallistujien tietämys etukäteen ja saada siten arvokasta sisältöä itse työpajaan. Samalla aktivoidaan osallistujat jo etukäteen työskentelyn kontekstiin. Myös muunlaisen tiedon (sisältöä, odotuksia, toiveita, ilmoittautumistiedot jne.) keruu alustan kautta onnistuu.

Osallistuminen mahdollistuu millä tahansa laitteella ja yhdellä klikkauksella, sijainnista riippumatta. Osallistujille voi esimerkiksi ennakkoon jakaa tervetuloaineiston (mm. videon), joka osaltaan virittää osallistujat työpajaan. Kutsujen lähettäminen työpajaan onnistuu alustan kautta tehtävällä sähköpostilla tai vaihtoehtoisesti tekstiviestillä. Osallistujien aktiivisuutta voi seurata, ja lähettää muistutusviestejä keskusteluihin osallistumisesta, deadlineista tai ajankohtaisen materiaalin lisäämisestä. Tällainen henkilökohtainen kontaktointi sitouttaa osallistumaan ja aktivoi toimimaan tutusta (ei-digitaalinen) tavastamme poikkeavasti.

REALissa voi piilottaa ja näyttää sisältöä tarpeen mukaan. Etenemisen ja kaiken materiaalin voi kerätä samaan paikkaan. On myös mahdollista toteuttaa reaaliaikaisia gallupeja tai kerätä palautetta välittömästi työpajan päättyessä. Samoin muun muassa työpajan aineiston jakaminen koosteena on helposti tehtävissä. Aineistot voivat olla niin tekstiä, kuvaa, videoita, chatteja tai ladattuja tiedostoja.

Vaikuttaa varsin kiinnostavalta ja monipuoliselta alustalta, joten kerromme työpajakokemuksista lisää kevään aikana muun muassa tämän kanavan kautta.

Kuvat by Humap Softwaren, Real.

Kirjoittajat Maarit Ignatius, monimuotopedagogiikan suunnittelija, lehtori Tuula Kukkonen ja hanketyöntekijä Katja Sorjonen